প্রশাসনিক কর্মকর্তা (Admin Officer)
Job Description
Context:
জিয়া হার্ট ফাউন্ডেশন একটি স্বনামধন্য সেচ্ছাসেবী ও অলাভজনক স্বাস্থ্যসেবা ও স্বাস্থ্যশিক্ষা প্রতিষ্ঠান, যার আওতায় হাসপাতাল, নার্সিং কলেজ, প্রস্তাবিত মেডিকেল কলেজ, স্বাস্থ্যসেবা সম্প্রসারণ প্রকল্প এবং বিভিন্ন সরকারি ও বেসরকারি উন্নয়ন কার্যক্রম পরিচালিত হচ্ছে। প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কার্যক্রম, মানবসম্পদ ব্যবস্থাপনা, অফিস ব্যবস্থাপনা, প্রকল্প সমন্বয়, দাপ্তরিক যোগাযোগ, নথিপত্র প্রস্তুত ও সংরক্ষণ, এবং ব্যবস্থাপনা কর্তৃপক্ষের সার্বিক কার্যক্রমে পেশাগত সহায়তা প্রদানের লক্ষ্যে একজন দক্ষ, দায়িত্বশীল, প্রযুক্তি-সচেতন ও কর্মদক্ষ প্রশাসনিক কর্মকর্তা নিয়োগ প্রদান করা হবে। উক্ত পদে নিয়োগের জন্য যোগ্য, দক্ষ, কর্মঠ ও আগ্রহী প্রার্থীদের নিকট হতে নির্ধারিত নিয়মে আবেদনপত্র আহ্বান করা যাচ্ছে।
কর্মস্থল: উপশহর, দিনাজপুর
দায়িত্ব ও কর্তব্য:
Management -এর দৈনন্দিন অফিস কার্যক্রম সমন্বয় করা।
অফিসিয়াল চিঠি, নোটিশ, প্রতিবেদন, কার্যবিবরণী ও প্রেজেন্টেশন প্রস্তুত করা।
সরকারি মন্ত্রণালয়, অধিদপ্তর ও অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের সাথে সমন্বয় করা।
DPP, প্রকল্প সংক্রান্ত ডকুমেন্ট, টেন্ডার ও ক্রয় সংক্রান্ত নথি প্রস্তুত করতে সহায়তা করা।
অফিসের সকল প্রশাসনিক কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করা।
Event, Seminar, Workshop 3 Training পরিচালনায় সহায়তা করা।
বিভিন্ন বিভাগের কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করে Management-কে রিপোর্ট প্রদান।
HR, Procurement 3 Administration বিভাগের সাথে সমন্বয় করা।
কর্মীদের Attendance, Leave, Duty Roster, Personnel File, Payroll, Recruitment, Onboarding এবং সকল HR Records সঠিকভাবে সংরক্ষণ ও হালনাগাদ করা।
নিয়োগপত্র, চুক্তিপত্র, শোকজ, Warning, Promotion, Increment, Termination, HR Policy, Performance Evaluation, Employee Relations ও অন্যান্য HR/Admin ডকুমেন্ট প্রস্তুত ও বাস্তবায়ন করা।
Digital File Management ও Document Archive রক্ষণাবেক্ষণ করা।
হাসপাতালের সকল লাইসেন্স, নিবন্ধন, নবায়ন, বিভিন্ন চুক্তি ও আইনগত নথিপত্রের মেয়াদ নিয়মিত পর্যবেক্ষণ এবং সময়মতো নবায়নের ব্যবস্থা করা।
প্রশাসনিক নীতিমালা (SOP), অফিস সার্কুলার ও নির্দেশনা প্রণয়ন এবং বাস্তবায়নে সহায়তা করা।
বিভিন্ন কমিটির সভার এজেন্ডা, কার্যবিবরণী তৈরী এবং সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা।
নিরাপত্তা, পরিচ্ছন্নতা, পরিবহন, হাউজকিপিং ও সার্বিক সাপোর্ট সার্ভিস তদারকি করা।
প্রতিষ্ঠানের নীতিমালা, শ্রম আইন ও প্রশাসনিক বিধিমালা যথাযথভাবে অনুসরণ নিশ্চিত করা।
প্রয়োজনে Management-এর পক্ষে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করা।
Experience
- 8 to 10 years
- The applicants should have experience in the following business area(s): Hospital
Education
- Bachelor/Honors
Bachelor`s Degree (যেকোনো বিষয়ে)
MBA/MPH হলে অগ্রাধিকার
Additional Requirements
- Age At least 25 years
৮-১০ বছরের প্রশাসনিক অভিজ্ঞতা
Hospital/NGO/Development Project-এ কাজের অভিজ্ঞতা থাকলে অগ্রাধিকার
বাংলা ও ইংরেজি উভয় ভাষায় দাপ্তরিক চিঠি লেখায় পারদর্শী হতে হবে
MS Word, Excel, PowerPoint-এ দক্ষ
Google Drive, Google Docs ব্যবহারে দক্ষ
সরকারি অফিসের চিঠিপত্র সম্পর্কে ধারণা
রিপোর্ট ও Presentation তৈরিতে দক্ষ
Meeting Minutes লিখতে সক্ষম
দ্রুত শেখার মানসিকতা, Smart, Honest ও Positive Attitude
Confidentiality বজায় রাখতে সক্ষম
সময় ব্যবস্থাপনায় দক্ষ
Multitasking করার সক্ষমতা
স্বাধীনভাবে কাজ করার এবং সময়মতো কাজ জমা দেওয়ার সক্ষমতা
গোপনীয়তা রক্ষায় সচেতন ও বিশ্বস্ত হতে হবে
স্মার্ট, আত্মবিশ্বাসী ও যোগাযোগে পারদর্শী হতে হবে
চাপের মধ্যে কাজ করার মানসিকতা থাকতে হবে
How to Apply
শর্তাবলি:১. আগ্রহী প্রার্থীদের আবেদনপত্রের সঙ্গে পূর্ণাঙ্গ জীবনবৃত্তান্ত (CV), সম্প্রতি তোলা ০২ (দুই) কপি পাসপোর্ট সাইজের রঙিন ছবি, শিক্ষাগত যোগ্যতা, অভিজ্ঞতার সনদপত্র, জাতীয় পরিচয়পত্রসহ প্রয়োজনীয় সকল কাগজপত্রের ১ম শ্রেণির গেজেটেড কর্মকর্তা কর্তৃক সত্যায়িত ফটোকপি সংযুক্ত করে আগামী ০৬/০৮/২০২৬ খ্রিস্টাব্দ তারিখের মধ্যে অফিস চলাকালীন সময়ে নিম্নস্বাক্ষরকারীর নিকট পৌঁছাতে হবে।২. আবেদন ফি বাবদ ৩০০/- (তিনশত) টাকা (অফেরতযোগ্য) পে-অর্ডারের মাধ্যমে অথবা জিয়া হার্ট ফাউন্ডেশন-এর হিসাব বিভাগে জমা দিয়ে প্রাপ্ত রশিদের কপি আবেদনপত্রের সঙ্গে সংযুক্ত করতে হবে।৩. অসম্পূর্ণ, ত্রুটিপূর্ণ, শর্তাবলির বর্হিভূত এবং বিলম্বে আবেদন বাতিল বলে গণ্য হবে।৪. প্রার্থীর বয়স ন্যূনতম ৪০ (চল্লিশ) বছর এবং অনূর্ধ্ব ৪৫ (পঁয়তাল্লিশ) বছর হতে হবে।৫. প্রশাসনিক কাজে ৮-১০ বছরের অভিজ্ঞতা থাকতে হবে, অভিজ্ঞদের ক্ষেত্রে অগ্রাধিকার দেয়া হবে।৬. জিয়া হার্ট ফাউন্ডেশন এর বেতন কাঠামো অনুযায়ী/আলোচনা সাপেক্ষে নির্ধারণ করা হবে।৭. বাছাইকৃত প্রার্থীদের মৌখিক / লিখিত (প্রযোজ্য ক্ষেত্রে) পরীক্ষায় অংশ গ্রহণ করার জন্য মোবাইল ফোন এর মাধ্যমে জানানো হবে।৮. সকল ক্ষেত্রে কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্তই চূড়ান্ত বলে গণ্য হবে।বিঃ দ্রঃ শুধুমাত্র বিজ্ঞপ্তিতে উল্লেখিত যোগ্যতা ও শর্তাবলি পূরণকারী প্রার্থীদের আবেদন করার জন্য অনুরোধ করা যাচ্ছে। প্রাথমিক বাছাই শেষে কেবল যোগ্য বিবেচিত প্রার্থীদের সাক্ষাৎকারের জন্য আহ্বান করা হবে।অধ্যাপক ডাঃ এ এইচ এম শফিকুর রহমানআহ্বায়ক, জনবল নিয়োগ সাব-কমিটিজিয়া হার্ট ফাউন্ডেশন, উপশহর, দিনাজপুর।